オンラインだからこそ気をつけたい！テレワークでの円滑なコミュニケーション方法

顔が見えないテレワークの落とし穴

昨今の状況により、テレワークを導入し始めた企業も多いかと思いますが、一時的な導入ではなく、テレワークを働き方改革の1つとしてとらえ、今後もテレワークを続けていくという会社も多くなっています。

しかし、オンラインでのやり取りは非常に便利ですが、思わぬ落とし穴も存在します。相手と対面できないことで、円滑なコミュニケーションが図れなくなるという点です。オンラインではネット環境に左右されることがめずらしくなく、コミュニケーションに時間がかかることもあるでしょう。また、すぐに返信がこないことをストレスに感じるケースもみられます。それだけでなく、個々のコミュニケーション能力も問題視されているのです。対面では通じ合っていた内容でも、オンラインになると「話がかみ合わない」「話の要領が得られない」と感じることが多いでしょう。対面で話ができないテレワークだからこそ、高いコミュニケーションスキルが必要となります。

テレワークに必要なコミュニケーションスキル

テレワークは離れている相手と意思疎通を行うため、これまでとは違った能力や工夫が求められます。テキストだけのやり取りなので、文章で自分の考えを相手に伝えるための表現力や構成力、説明力が必要です。短い文章では伝わらないからと長文にすると、長くて読む気にならないと感じさせてしまう可能性があります。テキストだけでは伝えにくいと感じるのであれば、わかりやすい資料を添付したり、箇条書きを使ったりといった工夫をしましょう。

また、テキストには表情がないため、相手からのテキストを読んで、その内容によって自身が傷つくなど、誤解が生まれることもあります。テキストでのやり取りでは不必要に深読みせず、感情的にならないようにしましょう。逆に自分が文章を作成するときには相手を傷つけない配慮も大切です。気軽に話せる同僚などの場合には、絵文字などを使用するのも1つの方法でしょう。

オンライン会議でのコミュニケーションにも気を付ける点がいくつかあります。相手の表情が見えるオンライン会議ですが、見えるからこそ相手の表情が気になりやすいことが問題です。相手がどのようなリアクションをとるのかに注意がいきやすく、自分の意見を瞬時にまとめられなくなるケースがあります。こうしたことを防ぐために、オンライン会議の前には、しっかりとした準備が大切です。あらかじめ自分の意見をまとめ、想定される質問をいくつかシミュレーションしておきましょう。資料なども手元に用意しておくと、余裕をもってオンライン会議に臨むことができます。

対面とは違うコミュニケーションを！

テレワークでは、対面とは異なったコミュニケーションが求められます。自分の考えをスムーズに相手に伝える方法だけでなく、相手の意をくみ取る能力も求められます。また、対面の場合よりも冷静に判断しなければならないシーンも出てきます。そういった点をしっかりと念頭に置いて、必要な準備を整えて臨むことなどで、テレワークを円滑に進めることが可能です。