人事担当必見！人事評価制度の作り方・作る際のポイントを紹介

「有能な人材が育たない」「離職率が高い」など、人材育成について悩んでいる人事担当者は多いのではないでしょうか。そのような場合、人事評価制度を見直してみることは解決策の一つです。人事評価の基準や方法が明確になると、従業員のモチベーションが上がることが期待できます。この記事では、人事評価制度の重要性や作るときのポイントなどについて解説します。

1.人事評価制度はなぜ必要？

まずは、人事評価制度の必要性を知っておきましょう。経営陣だけでなく従業員にとっても、人事評価は非常に大切な役割を果たします。ここでは、人事評価制度の必要性を2つの観点から解説します。

会社のビジョンの共有

企業が成長するには、「将来こうなりたい」というビジョンがなくてはなりません。経営陣のビジョンが従業員の方向性や、目標と一致したとき企業の団結力は高まります。従業員は、企業のビジョンが反映されている人事評価の基準を知ることで、企業の目指す方向性を知ることができます。企業側のビジョンと従業員側の考え方をすり合わせていく絶好の機会が人事評価なのです。企業のビジョンに沿って人事評価を行えば、従業員は自分に求められている役割やスキルを自覚しやすいでしょう。人事評価制度によるビジョンの共有は、従業員の待遇にも大きく関係するため、「誰でも当事者意識を持って理解できる」というメリットがあります。

従業員のモチベーションアップ

人事評価とは、従業員の仕事ぶりや努力に対する回答ともいえます。そのため、「自分の能力を発揮できただろうか」「仕事の質は低くなかったか」という疑問に答え、改善点を提示していくことが理想です。人事評価制度が明確で、かつ従業員が納得できる答えを得られていれば、仕事へのモチベーションは高くなるでしょう。さらに、評価が昇格や昇給に影響しているのであれば、仕事へのモチベーションがより一層アップすることが期待できます。

2.人事評価制度の作り方の例

実際に、人事評価制度を作っていくときは、正しい手順に沿って進めていきましょう。特に、評価基準をはっきりとさせることが大切です。ここでは、人事評価制度の作り方を解説します。

評価目的を決める

「人事評価制度は何のためにあるのか」といった企業の目的意識が、従業員に伝わらなくてはなりません。おおまかには、従業員や組織を理想に導くことが人事評価の目的です。ただ、人事評価制度をより具体的にするには、経営陣の理念や価値観を踏まえた上で内容を決めていきましょう。「このような人材、組織を経営陣は評価する」という目的がはっきりしていると、従業員も業務上で努力する方向性をイメージしやすくなります。

評価基準を作る

人事評価では、後述する「能力評価」「業績評価」「情意評価」の3つが主な基準となります。基準があいまいだと、従業員は人事評価の結果に納得できません。また、企業の理念が浸透しないため、人材育成にも支障をきたします。なお、評価基準ははっきりと言語化されていることが好ましいといえます。例えば、「成果よりも過程を評価するのか」「過程よりも成果が大事なのか」では、まったく従業員の業務への取り組み方が変わってくるでしょう。企業が重要視している基準を人事評価制度に盛り込み、従業員に伝えることが大事です。

評価項目に落とし込む

「能力評価」「業績評価」「情意評価」を踏まえ、さらに細かく評価対象になるポイントを表したものが「評価項目」です。例えば、「部下への指導が丁寧」「困難な案件も投げ出さない」などの項目があれば、それらが遂行されたかどうかで従業員の評価は決まります。評価項目を公平にするには、役職や職種によって内容を変えることが大切です。また、有能な人材が実践している心がけを、評価項目に取り入れてみることも得策でしょう。

評価担当者を任命する

人事評価制度が構築されたら、正しく運用されなくてはなりません。例えば、評価する側が制度を理解していなければ、評価される側から不満が出てくるでしょう。また、人事評価制度を無視して個人的な感情から評価がなされてしまうのも問題です。経営陣や人事部は、そういった点も踏まえ、人事評価制度にふさわしい人物を評価担当者に任命しなくてはなりません。そのうえで、評価者向けの研修や勉強会を通し、担当者に人事評価制度を深く学ばせましょう。

3.評価制度の種類

企業の方針や理念によって、理想的な人事評価制度は変わってくるでしょう。この段落では、人事評価制度の種類を3つ紹介します。

能力評価

業務の中で伸びたり、企業のために振るわれたりした能力を評価する方法です。つまり、従業員は企業が求めているスキルや知識によって評価されます。例えば、サービス業であれば「接客スキル」「商品知識」といった部分が対象になるでしょう。能力評価は、あらゆる企業に応用できる数値化ルールがないため、基準があいまいだと適切な評価ができません。公正に能力評価をするためには、従業員の等級に応じた要件を整えておきましょう。管理職や一般の従業員といった等級ごとに、評価される要件が変わっていくようにします。

業績評価

従業員が残した業績や、成果を評価する方法です。一定期間の業績が評価対象となり、「売上」「契約数」「目標達成度」などがチェックされます。業績評価では、客観的な数値が見られるため、高く評価される数値基準をはっきりとしておくことが、従業員のモチベーションアップに役立つでしょう。ただし、プロジェクトや作業によっては、成果を数値化しづらいこともあります。そのような場合は、チームメンバーや関係者の意見を踏まえながら業績評価を行うと効果的です。

情意評価

別名で、「行動評価」とも呼ばれています。従業員の勤務態度やモチベーションの高さを評価する方法です。積極的に仕事へと取り組む姿勢や責任感、協調性などが評価対象に含まれます。業績や能力の評価が低くても、伸びしろがあれば情意評価が高くなることも珍しくありません。ただし、評価者の主観に左右されて人事評価エラーが起こる可能性も高いため、複数人の意見を参考にするのが得策です。なお、人事評価エラーについては次の章でご紹介します。

4.人事評価制度の成功例・失敗例

評価者の基準に不満が出たり、成果に見合わない評価をされたりするのが「人事評価エラー」です。エラーの原因として、「平等に評価をしよう」という意識が働きすぎて、評価基準が一律となりすぎてしまう点が挙げられます。公正さを意識しすぎてしまい、役職や職種に関係なく同じ基準で人事評価を行ってしまうと、不満につながりかねません。そのため、評価基準の一本化に固執せず、現場に合った内容を柔軟に設定することが重要です。

それでも、最初から人事評価制度がうまくいくとは限りません。従業員からクレームが来てもはねのけるのではなく、真摯にヒアリングすることが大切です。そうすれば、従業員の不満すらも今後の改善策に活かせます。

人事評価制度の成功例

人事評価制度の成功例として、株式会社メルカリが有名です。同社では、「OKR（定量評価）」「バリュー評価（定性評価）」の2軸を打ち出し、4半期ごとに人事評価を行っています。OKRでは、最終的な成果だけでなくプロセスで見られた努力も評価するということ、バリュー評価では重要視する行動指針が伝えられているため、基準が明確です。また、メルカリでは仕事の成果貢献度、日常の行動に対して、従業員同士で感謝の気持ちの表明とともにともに報酬を送りあう仕組みである「ピアボーナス」制度を導入しています。従業員それぞれのピアボーナスの獲得数も人事評価に影響するなど、従業員が納得できる仕組みを確立しています。

5.人事評価制度を作る際のポイント

従業員に不満を抱かれない人事評価制度を作るには、主に以下の2つのポイントを押さえておくことが大切です。

明確なものであること

人事評価制度では、項目や基準、方法や期間が明確になっていなくてはなりません。また、それらが従業員に正しく共有されていることも必要です。評価項目や基準が不明確であったり、従業員へしっかりと伝達されていなかったりすると、どのように目標設定すべきかわがからず、目標設定に支障をきたします。また、評価される行動が見えにくくなるため、人事担当者や経営陣への不信につながりかねません。自己評価と人事評価にギャップがある場合は、従業員のモチベーションは大きく落ちてしまうでしょう。

さらに、人事評価には具体的な根拠も不可欠です。「なぜこの評価になったのか」を説明できないと、従業員は納得できません。改善点も理解できず、業務効率も上がっていかないのです。
明確な評価基準を設け、評価に対する具体的な根拠を用意することが、人事評価制度を成功に導くポイントといえるでしょう。

プロセスも重視すること

人事評価を運用する担当者は、従業員の売上や目標達成度といった数値化できる業績を重要視しがちです。ただし、そういった業績評価だけを行っていると、数値化が困難な業務に携わっている従業員の不満を招きます。また、キャリアの長い従業員程業務内容をよく理解しているため業績も優れやすい場合、入社して日の浅い従業員は評価されにくくなってしまう等、従業員のキャリアによって不公平さも生まれるでしょう。さらに、すぐ業績につながらなくても、将来的な成功を目指している従業員もいます。こうしたケースも、一定期間の業績で評価するのは得策といえません。そのため、人事評価制度では能力主義も取り入れ、成果のみならずプロセスも参考にすることが大切です。そうすれば、従業員は目標達成に向けて選ぶべき行動を明確に理解でき、企業への貢献度も高まることが期待できるでしょう。

6．人事評価制度で会社は変わる

人事評価制度の重要性や、ポイントについて理解できたでしょうか。有能な人材を生み出し、企業理念を従業員間で共有するためにも人事評価制度は重要です。もし、人事評価制度を見直したい場合は、人事評価制度構築サービスの「H&G PERFORMANCE REVIEW（人事評価制度）」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。制度の構築から浸透に至るまでをサポートするため、初めての評価制度の構築・導入を行いたい企業や、現在の評価制度を見直したいという企業にもおすすめです。詳細は以下のサービスページをご覧ください。また、人事評価制度に課題感をお持ちの人事担当者の方は、ぜひ一度、お気軽にH&Gにご相談ください。