従業員の仕事ぶりを判断するため、「評価面談」は貴重な機会になりえます。しかし、「面談に手ごたえがない」「そもそも話すべき内容が分からない」と困っている上司は多いのではないでしょうか。注意点を踏まえて面談の質を上げれば、双方が納得する評価を導き出せます。この記事では、評価面談の進め方や押さえておきたいポイントを解説します。
1.評価面談とは
半期に1回、1年に1回などの周期で、上司が部下の話を聞くことが評価面談です。評価面談では、基本的に上司と部下が1対1で話し合います。多くの企業が人事評価の参考にするため取り入れている風習です。ただ、目的がないまま面談を行っても、内容のある話にはなりません。そのため、事前に人事部から上司に対し、進め方をアドバイスしておくことが得策です。「部下の成長課題を踏まえて話をする」「相手の話を遮らない」といった具体的な注意点を確認しましょう。
評価面談が重要である理由は、離職率の低下につながるためです。会社が行う人事評価と従業員本人の自己評価との間にギャップがあれば、モチベーションを下げてしまう可能性があります。評価面談は、部下に自身の仕事ぶりを客観視させるチャンスになるのです。また、上司側も部下の本音を面談で聞き出せます。その結果、両者の考えが一致しやすくなり、どちらにとっても納得できる人事評価が期待できるでしょう。
2.評価面談の役割・目的
評価面談は、「人事考課」「人事育成」「動機形成」といった3つの役割があります。
人事考課
人事考課では、給与面や昇降格を検討する前提として、従業員の能力を分析していきます。そのために、人事部や経営陣は従業員の勤務態度、成果などを評価面談で確認し、適切な査定を下していかなくてはなりません。なお、従業員の処遇を決定する「人事評価」とはまた別のプロセスです。
人材育成
人材育成も評価面談の大きな目的の一つです。自分の課題や、求められている目的意識を客観視できている部下は少ない可能性があります。評価面談では、上司の主導で部下が仕事の取り組み方を振り返ったうえで、今後の方向性を示し、「できるはずだ」と信頼を伝えることが大事です。
動機形成
モチベーションアップを意図する「動機形成」も、評価面談の役割です。普通に仕事をするだけでは、目先の作業に追われてしまい部下の視野が狭くなってしまうこともあるでしょう。評価面談では、部下に仕事の大きな意義を説明し、本人の「やりたい仕事」「なりたい自分」を聞いていきます。最終的に、「日々の作業の積み重ねが、理想像に近づく道」と部下が納得できれば、日々のモチベーションが向上するでしょう。
3.評価の仕組み
評価面談の評価の仕組みは、主に「能力評価」「情意評価」「成果評価」の3つです。
能力評価
能力評価では、従業員の知識やスキルなどが査定されます。サービス業であれば、「接客術」「商品知識」など、質の高い業務に必要な能力が面談でチェックされるでしょう。「キャリアに見合った能力が身についているか」についても面談のテーマになります。
情意評価
情意評価とは、「従業員が組織にどれだけ貢献しているか」という基準です。勤務態度や周囲への影響、仕事への責任感などを振り返っていきます。
成果評価
一定期間の中で従業員が残した成果を確かめていきます。「目標達成率」「リピーター獲得件数」など、従業員ごとに掲げていた目標を踏まえて、客観的な数字を見ていくことが大切です。ただし、人事部や経営陣によっては、結果だけでなくプロセスを評価することもあります。目標達成率が低くても、努力や将来性が評価されるケースは珍しくありません。
4.評価面談の進め方
部下が緊張しすぎて、本心を言えなくならないように聞き手の上司が工夫しましょう。例えば、最初は場を和ますためにも、あえて関係のない話から始めてみるのも一つの方法です。家庭や趣味の話など、部下が答えやすい話を振ってから、徐々に本題へと移っていきます。評価面談では、あらかじめ社内の評価基準を確認しておきましょう。ただ、それをいきなり部下へ伝えてしまうと、本人が自己評価を話しにくくなりかねません。まずは、従業員から自己評価を聞き出しましょう。
その後、上司による部下の評価を伝えていきます。このとき、目標達成率や部下の勤務態度など、明確な基準も示してあげることが大事です。部下の自己評価と開きがあった場合は、「何が問題なのか」を説明してギャップを埋めていきましょう。さらに、企業方針や経営陣の掲げている目標を説明し、新しく部下の個人目標を設定し直します。評価面談の流れとしては、以上です。ただ、部下の今後のために状況や性格に合わせて目標達成へのアドバイスもしてあげましょう。
5.評価面談を行う際のポイント
評価面談を行う際は、以下の3つのポイントを意識することで内容を充実させることが期待できます。逆に、失敗してしまう評価面談では、以下のポイントがおろそかにされている可能性があるでしょう。
面談への準備を怠らない
まずは、静かな個室を用意するようにします。評価面談では、かなり踏み込んだ話をすることになるため、ネガティブな評価を「周りに聞かれたくない」と考える部下への配慮も必要です。また、人が多い場所だと本音を言いにくくなる傾向にあります。そもそも評価面談は、1時間以上の長丁場になる可能性もあるため、落ち着いて話せる環境が理想的です。次に、あらかじめ「評価内容を整理しておく」ことも重要です。評価面談をきっかけに、部下が上司や経営陣に不信感を抱いてしまっては本末転倒です。評価の根拠をまとめ、話の順序も組み立てておきます。
さらに、質問を想定しておくこともポイントです。部下から考えられる質問と、それらに対する回答をシミュレーションしておきましょう。納得できる回答が得られないと、部下は不満を募らせてしまいかねません。普段の言動や、態度を参考に自己評価とのギャップがありそうな評価については、特に説得力のある回答を考えるべきです。そのほか、上司からの話は「多すぎず少なすぎず」を意識しましょう。上司が準備を怠り、あっという間に面談が終わってしまうのは、部下の消化不良につながってしまいます。しかし、内容が多すぎても一方通行な面談になりかねません。必要なテーマを絞って、要点を確実に部下へ伝えられるように準備しておきましょう。
従業員の意見に耳を傾ける
評価面談では、部下の自己評価について上司からフィードバックを行わなくてはなりません。そうすることで、上司と部下の評価の溝が埋まっていくことが期待できます。そのためにも、まずは「部下が自分の仕事ぶりをどう思っているのか」について上司がじっくりと聞いてあげましょう。このプロセスを行うことで、フィードバックの段階になっても部下は「一方的に評価された」と思いにくくなります。また、上司と部下の信頼関係が維持されるため、モチベーション低下を防ぐことも可能です。上司が先に話すと、部下は自分の意見を強く言えなくなる可能性があるため、面談ではまず部下の声に耳を傾けるよう心がけましょう。
目標について議論しアフターフォローを行う
評価だけに的を絞って話し込んでしまうと、部下は「どうしてマイナスの意見を普段から伝えてくれないのか」と信頼関係を壊しかねません。評価面談では、むしろ課題解決に向けた目標設定に力を注ぎましょう。上司と部下が意見を出し合い、お互いが納得できるポイントを探っていきます。また、面談が終わっても上司は、「部下のモチベーション管理」「業務上のアドバイス」を忘れないことが大切です。こうしたアフターフォローには、「部下に目標を強く意識させる」という狙いもあります。部下を放置していると、面談の内容が抜け落ちてしまいかねません。そうなると、評価面談の意味がなくなるため、上司は部下を気づかっていくことが大事です。
6．評価面談で従業員の意見を聞き入れよう
従業員が自分の評価に不満を抱いているときは、評価面談で気持ちを丁寧に聞いてあげることが重要です。ただ、面談だけで部下のケアができるか心配な場合は、部下の本音をアンケートで調査してみることも方法の一つでしょう。
例えば、社内向けアンケート調査であれば従業員満足度調査サービスの「H&G ES」がおすすめです。また、現在会社で運用している人事評価制度を見直したい場合や、新規の運用を行いたい企業では、人事評価制度構築サービスの「H&G PERFORMANCE REVIEW」のご利用も検討されてみてはいかがでしょうか。
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