納得しないお客様のクレーム対応はどうすべき？解決策やポイントを紹介
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さまざまな仕事でクレームが生じることがあります。特にサービス業に従事する人にとって、なかなか納得してくれないお客様のクレーム対応は困りますよね。何を言っても納得しないお客様もいますが、それはごく一部です。多くの場合、お客様が納得できない理由があります。この記事では、お客様がクレーム対応に納得しない原因と解決策を解説します。
1.クレーム対応に納得できない理由は？
多くの場合、クレームは予期しないタイミングで起こります。それはお客様にとっても同じことです。「期待を裏切られた」という事実は、相手からの適切な対応がなければ納得できるものではありません。ここでは、お客様が納得できない理由について解説します。
1-1.企業の対応スキルが不足している
自社のクレーム対応の中で「同じケースのクレームなのに、あの社員が対応するとたいていのお客様は納得してくれる」ということはありませんか。反対に「あの社員に対応させるといつもクレームが収まらない」というケースもあるかもしれません。その理由は、個人の対応スキルの違いにあります。前者の社員は言い訳をしません。だからといって、平謝りに徹したり、お客様に許しを請うたりすることもありません。クレーム客の心情や要求など、気持ちに寄り添って話を聞くことに徹します。
一方、後者の社員はお客様の気持ちに関心を持たず「許してほしい」「他社から仕入れた原料に問題があった」など、自分の要求を通したり、他人の責任にしようとしたりします。このような対応では、いつまでも納得してもらえない状況に陥りやすくなります。企業全体が後者のようなクレーム対応をする体質になっていると、お客様は対応した社員のみならず企業に対して不信感を持つようになります。
1-2.企業が提示する内容に不満がある
一般的に、クレームは話を聞くだけで終わることは稀です。お客様の不満に対して、企業は「謝罪の気持ち」を何らかの形で示す必要があります。しかし、お客様側の要望と企業側の提案がかけ離れている場合は、納得を得られません。
たとえば、料飲関連のサービス業でありがちな、サービス中にお客様の衣類を汚してしまったケースでは、謝罪の後に「衣類を元の状態に戻すための方法」を提案します。お客様はクリーニングにかかるおおよその費用を、今日支払ってもらいたいという要望を持っていたとします。一方、企業側は、後日汚れた衣類を預かって自社でクリーニングを行い、返却したいと考えています。そして、話をよく聞かずに「当社ではそのような措置を取るよう決められているので、お客様の要望をお聞きすることはできません」と突っぱねたとします。
このような状況は、お客様の怒りをあおるだけです。なぜなら、お客様はその後幾度となく繰り返されるやり取りを嫌がっており、その場で解決したいと考えているからです。遠方から足を運んでくれた可能性もあります。押し問答が続くと「別のところは対応してくれた」と同業他社の対応を持ち出して圧力をかけられることも少なくありません。
2.納得しないお客様のクレーム対応に悩まされないために
クレーム対応は非常に重要ではあるものの、1件のクレームに膨大な時間を費やすことは、他のお客様に迷惑をかけたり、企業に損失を与えたりすることにもつながります。ここでは、納得しないお客様のクレームに対して、企業でできる解決策を解説します。
2-1.適切なクレーム対応を身に付ける
多くの場合、初めにクレームに直面するのは現場の従業員です。それは、社員に限ったことではなくアルバイトである可能性もあります。「クレームが起きたらすぐに上席へ報告し、その後の対処は任せる」というルールを作っている企業もありますが、お客様によっては、状況を知らない上席が対応することに納得しないケースもあります。そのため、です。
